1. Indledning

Fra og med 1. oktober 2011 skabes der på landsplan mulighed for at kommunikere digitalt med retterne. Det gælder øvrig korrespondance i bl.a. straffesager, civile sager, skiftesager og fogedsager til byretterne og Sø- og Handelsrettens skifteafdeling. Det er ikke muligt at sende øvrig korrespondance med e-mail til landsretterne og Højesteret.

Begrebet øvrig korrespondance dækker over den kommunikation mellem advokat og ret, hvor der ikke er et lovreguleret krav om skriftlighed eller underskrift. Det betyder i praksis, at processkrifter og andre dokumenter, hvor der er krav om skriftlighed eller underskrift på dokumentet, fortsat ikke udelukkende kan fremsendes digitalt til retterne, men også skal tilgå disse pr. brev, jf. afsnit 4 nedenfor. Ren digital fremsendelse kan først ske, når reglerne i lov nr. 447 af 9. juni 2004 er sat i kraft. Du kan læse mere om lovgrundlaget her.

Det fremgår af den enkelte byrets hjemmeside, hvilke e-mailadresser advokaterne kan benytte. Læs mere herom hos Domstolsstyrelsen, klik her.

2. De tekniske krav for brug af sikker mail

Udgangspunktet i denne vejledning er en anbefaling af, at advokatvirksomhederne benytter sikker mail i deres kommunikation med retterne. Det sikrer, at virksomheden ikke kommer i konflikt med persondataloven i forbindelse med fremsendelsen. For at kunne kommunikere digitalt med retterne skal en række tekniske krav være opfyldt hos advokatvirksomheden:

1. Virksomheden skal oplyse til Advokatsamfundet om sin sikre e-mailadresse, således at retterne ved, hvilken adresse, de skal skrive til for at komme i kontakt med advokaten.
2. Den mailadresse, der opgives til brug ved sikker mail, skal have et såkaldt certifikat tilknyttet. Du kan læse mere om, hvordan du anskaffer en digital signatur og et certifikat og tilknytter dem dit mailsystem her.
3. For at sikre et dokument skal den digitale signatur anvendes til at underskrive – og dermed ”låse” dokumentet. Det kan du læse mere om her.
4. For at sende en sikker mail til en ret skal den krypteres, så kun den rette modtager er i stand til at åbne og læse indholdet. Du kan læse mere om, hvordan du krypterer en mail og tilknytter modtagerens certifikat her.

3. De interne processer i virksomheden

Overgangen til digital kommunikation med retterne kræver, at en række interne processer i advokatvirksomheden tænkes nøje igennem, og at eventuelle nye forretningsgange meldes klart ud til alle involverede i virksomheden. Blandt de ændringer, som virksomheden skal tage stilling til er:

1. Ønsker virksomheden, at den digitale kommunikation fra retterne sendes til én central postkasse, hvorfra de distribueres til rette vedkommende, eller ønsker man, at hver enkelt advokat skal modtage den digitale kommunikation direkte i sin personlige indbakke? Den valgte løsning har betydning for, hvad der skal meddeles til Advokatsamfundet.
2. Når en krypteret mail modtages, kan den alene dekrypteres og læses af den person, der ligger inde med det relevante certifikat. Det betyder, at selv om den første modtager i virksomheden er i stand til at læse meddelelsen og de vedhæftede filer i klar tekst, vil andre i virksomheden, som meddelelsen og filerne videresendes til, ikke kunne læse dem. Virksomheden skal derfor tage stilling til, hvordan og hvorledes den ønsker at forholde sig til indledende dekryptering forud for distribution og arkivering i virksomheden. Det er et spørgsmål, man bør afklare med sin leverandør af advokatsystem, inden man går i gang.
3. Vi anbefaler, at man som udgangspunkt sender al kommunikation til retterne som sikker mail. Dermed undgår man i hvert enkelt tilfælde at skulle overveje, om en mail eller en fil indeholder personfølsomme oplysninger eller ej.
4. Det er advokatvirksomheden, der som dataansvarlig har ansvaret for, hvordan fortrolige oplysninger håndteres internt i advokatvirksomheden. Det er derfor den enkelte advokats ansvar at sikre, at oplysninger modtaget fra retterne behandles med samme sikkerhed som fysiske dokumenter. Særligt i forhold til persondatalovens krav til organisatorisk sikkerhed bør virksomheden sikre, at de sikre mails fra retterne håndteres og distribueres af faste, betroede medarbejdere.
5. Vi fraråder klart, at advokater overdrager koden til deres personlige digitale signatur til deres sekretær eller andre i virksomheden med henblik på at lette forretningsgangen.
6. Den korrekte fremgangsmåde er at benytte medarbejdercertifikater til personlig håndtering af mails hos advokaterne eller anskaffe sig et virksomhedscertifikat, hvis man ønsker at benytte en fælles mail adresse for alle i virksomheden. Hvordan løsningen præcis skal sættes op, må afklares med ens it-leverandør. Denne afklaring må ikke undervurderes eller udskydes, da den har indflydelse på fx valg af hvilke mailadresser, der oplyses til retterne via Advokatsamfundet. Du kan læse mere om virksomhedscertifikat og medarbejdercertifikater her.
7. Advokatvirksomheden skal sikre sig, at der indarbejdes rutiner for regelmæssig læsning af mails, der ankommer i den sikre mailboks, således at overgangen til digital kommunikation ikke fører til længere sagsgange – men gerne det modsatte.
8. Virksomheden skal også beslutte rutiner for, hvem der skal signere digitale dokumenter, og hvem der skal kryptere og afsende dem som sikker mail til retterne.
9. Samlet set anbefaler vi, at advokatvirksomhederne sætter tid af til at advokater, administrative medarbejdere og it-leverandører i fællesskab får truffet de nødvendige valg og implementeret de deraf følgende løsninger i både deres it-set-up og i deres daglige administrative rutiner.

4. Hvornår kan mail erstatte fax?

I en række tilfælde er det i dag muligt at kommunikere med retten pr fax i sager af hastende karakter, såfremt det materiale, der faxes til retten, samtidig fremsendes på papir pr. brev. Dette gælder for alle retter og kan også omfatte processkrifter. I disse tilfælde vil fremsendelse af en e-mail til den korrekte mailadresse hos retten fremover kunne erstatte fax-fremsendelsen. Det er altså fortsat nødvendigt samtidig at fremsende de relevante dokumenter på papir pr. brev. Fremsendes dokumenterne pr. e-mail, skal de ikke også fremsendes pr. fax.

5. Kvittering for modtagelse og frister for modtagelse

Når materiale fremsendes til en af de digitale postkasser, som retterne har oplyst til modtagelse af materiale, besvares denne af en automatisk genereret kvittering fra retten. Denne kvittering er sikkerhed for, at den digitale fremsendelse af materialet er nået frem til rette postkasse. I de tilfælde, hvor der er krav om, at materiale tillige skal fremsendes pr. brev, gælder det fortsat, uanset at man har modtaget en kvittering på den elektroniske fremsendelse fra retten. Det er vigtigt, at den postkasse, hvorfra der sendes mail til retten, ikke har ikke-tilstede autosvar aktiveret, mens der sendes mail til retten, idet det vil kunne forhindre modtagelse af kvittering fra retten på efterfølgende mails.

E-mails kan i princippet fremsendes døgnet rundt, men man skal som advokat være opmærksom på de åbningstider, der er gældende for den enkelte ret i forhold til overholdelse af frister. Retterne benytter deres fysiske åbningstid som den gældende åbningstid for rettidig modtagelse af materiale pr. e-mail. Materiale modtaget efter den fysiske åbningstid vil derfor blive noteret som modtaget med den førstkommende hverdag som dato. Er man i tvivl om den fysiske åbningstid, må man orientere sig på den enkelte rets hjemmeside.

6. Afslutning

Eventuelle spørgsmål vedrørende digital signatur og certifikater skal rettes til DanID.
Eventuelle spørgsmål om implementering af sikker mail i jeres mailsystem skal rettes til jeres it-leverandør. Vi har dog lagt en vejledning på implementering i Microsoft Word 2007 og Microsoft Outlook 2007 her.
Eventuelle spørgsmål om dekryptering, intern distribution og arkivering af sikre mails modtaget fra domstolene skal rettes til din leverandør af advokatsystem. Oversigt over dem Danske Advokater samarbejder med, klik her.
Eventuelle spørgsmål og kommentarer, der kan være med til at gøre vores vejledninger bedre, eller som kan afklare spørgsmål, som ikke er adresseret i disse vejledninger, kan sendes på digital@danskeadvokater.dk.