Nyheder

Denne artikel kan hjælpe dig i online mødedeltagelse – både hvis du har prøvet det, og hvis du endnu ikke er kommet i gang.

Måske er du helt vild med det og bruger online møder dagligt, eller også er du som mange andre fortsat usikker i brugen. I denne artikel vil jeg gerne med mine mere end 20 år med en hjemmearbejdsplads dele mine praktiske erfaringer med brug af online møder. Jeg synes selv, der er rigtig mange gode muligheder, men der er også nogle praktiske udfordringer, som man bør være opmærksom på.

Covid-19 begrænser i år mulighederne for, at vi kan være sammen. Mange af os arbejder i perioder hjemmefra, og alle er udfordret med en begrænsning i fysisk kontakt med både kollegaer og klienter. Online møder, også kaldet videomøder, er ikke nyt, men Covid-19 har gjort, at mange pludselig stod med et behov for kontakt og kommunikation, hvad enten man er leder eller medarbejder. Et ønske om mere end blot kunne klares med telefoni og mails.

De teknologiske muligheder i dag gør det meget mere brugervenligt og rarere at deltage i et møde online i et program, som er designet til det fremfor at bruge mobiltelefonen, der ligger på bordet mellem kaffekopper og vandflasker og skal fungere både som mikrofon og højttaler for eksterne mødedeltagere.

Teknologisk platform
Flere kender til de mere eksklusive systemer som f.eks. bruges i virksomheder, der har etableret deres eget videokonferenceudstyr eller domstolenes Video3, som bruges i retssale og arrester. Mange kender i dag Microsoft Teams (der afløser Skype for Business Online) og Zoom Meetings samt måske andre platforme. Dertil kender vi som private personer en lange række forskellige gratis onlinemuligheder, f.eks. Microsoft Messenger, Skype, Google Meet (tidl. Hangouts Meet) og Apples Facetime. Det er ikke bevidst, hvis der er andre udbydere/løsninger, som jeg ikke har nævnt, men jeg nævner dem, jeg selv har gode erfaringer med.

De mange teknologiske platforme har forskellige muligheder / begrænsninger for, at man kan være flere deltagere i samme møde, og man kan se flere samtidig på ens egen skærm. Dertil er der forskellige licens-versioner, om man kan dele skærmindhold med hinanden, der er chatfunktion og andre praktiske muligheder omtalt nedenfor under praktiske fif.

Zoom Meetings blev hurtigt udbredt og benyttet af mange virksomheder i foråret, men der gik ikke lang tid, før der blev påpeget nogle sikkerhedsmæssige risici. Firmaet bag rettede faktisk hurtigt flere af disse, men derfor er der fortsat flere virksomheder i dag, som har en politik imod brug af Zoom, og det er lidt synd.

Er man en virksomhed, der vil kommunikere online med en videoplatform på en sikker og forsvarlig måde både internt og med klienter, bør man vælge en licensløsning og sikre, at udbyderen opfylder ens virksomheds IT- og persondatapolitik.

Overordnet set synes jeg, at man som virksomhed må vurdere, hvad man bruger de forskellige løsninger til, og hvilke løsninger, man tillader medarbejdere at installere på virksomhedens computere. De fleste online mødeplatforme kan som deltagere benyttes på en mobiltelefon eller i en browserversion, som ikke kræver download af et program på ens mobiltelefon eller computer. Det er derfor hensigtsmæssigt, at man har en politik for virksomhedens brug af kommunikationsplatform internt og med klienter samt eventuelt hvilke andre løsninger, der må bruges og tillades i anden sammenhæng som f.eks. deltagelse på et webinar hos en kursusudbyder.

Jeg tror, at den helt store vinder hos mange brugere er løsningen Microsoft Teams, da vi i forvejen benytter Microsoft produkter.  Teams har vist sig stabil og sikker, selvom tusindvis af nye brugere har taget den platform i brug. Det betyder ikke, at andre løsninger ikke fint kan bruges i forskellige sammenhænge. Afholder du online møder eller webinarer med mange deltagere, skal du desuden være opmærksom på, om din løsning / licens tillader det antal samtidige brugere, som der er behov for.


Gode praktiske fif ved online møder
Ved mødeindkaldelse til et online møde eller som ”god tone” i brug af videomøder er det værd at overveje forskellige retningslinjer, så alle deltagere oplever, at det er en succes med online deltagelse. Når man f.eks. indkalder en klient til et videomøde, kan det være smart med en lille praktisk vejledning for brug heraf.

• Test på forhånd, at teknikken virker
  Når man først har brugt en platform, kan man nemt tilgå et nyt møde til start, men har man ikke erfaring hermed, sidder man på en ny computer, eller er det på en ny videoplatform, så tjek i god tid forinden mødet, at du både har billede og lyd. Arbejder man på en tynd klient (Citrix), er der ofte ingen lyd eller billede på den enhed, og man skal benytte en anden enhed. At komme for sent til et møde er aldrig hensigtsmæssigt, og er det, fordi teknikken driller, er det bare et trælsirritationsmoment for både en selv og de andre deltagere.
   
• Intro med videomøde tone
  Den, der har indkaldt til mødet, kan afhængig af antal mødedeltagere opsætte retningslinjer, så deltagere for eksempel har slået deres egen lyd fra, når de ikke siger noget. Der kan nemt opstå meget unødvendigt ”støj”, hvis man er flere deltagere. Det kan også være rart for alle deltagere, at de på forhånd kender til, hvordan de selv slår mikrofon til og fra. Nogle løsninger giver mulighed for, at mødelederen kan slå lyden fra på alle deltagere.
   
• Brug kamera
  Jeg anbefaler, at man i et online møde benytter sit kamera, så de andre kan se en. Det giver en meget bedre oplevelse, at man kan se hinanden, og man ved, at alle er aktivt til stede. Det er muligt, at påklædningen er lidt mere afslappet end på kontoret, men det bør ikke forhindre brug af kamera. Tænk over, hvad du har i din baggrund, så man f.eks. ikke kan se en masse rod, oplysninger på en opslagstavle eller sidder bag et vindue, så der er meget modlys. Flere programmer kan opsætte, at baggrunden bliver sløret, eller man kan indsætte et baggrundsbillede. Det kan selvfølgelig gøre ”ens sted” mere spændende, men jeg synes, det fungerer mest troværdigt, at man viser, hvor man sidder, selvom der måske ser lidt ”kedeligt” ud på ens arbejdsplads.
   
• Mikrofon
  Afhængig af antal mødedeltagere kan det være hensigtsmæssigt, at man har slået sin mikrofon fra, når man ikke siger noget. Sidder man blot en håndfuld personer, kan det fint fungere, at ens mikrofon er tændt hele tiden, men er man otte ti personer eller flere, kan det være en fordel, at det kun er dem, der siger noget, der aktiverer deres mikrofon.
   
• Chat
  De fleste online mødeprogrammer indeholder også en chatfunktion til skriftlig kommunikation. Hvis man er et større antal mødedeltagere, kan det være smart at benytte chatfunktionen til at stille spørgsmål eller give kommentarer til noget undervejs, så det deles med de andre deltagere nemt og hurtigt.
   
• Markering med hånd
  Flere programmer har også en markering med håndsoprækning, så en mødeleder kan se, hvem der vil have ordet. Det er igen hensigtsmæssigt, hvis man er mange deltagere.
   
• Deling af skærmindhold
  Ud over at man kan mødes på afstand, er en af de teknologiske funktioner, jeg selv synes er yderst smart ved online møder, deling af skærmindhold. Det er nemt, og alle ser den samme præsentation, hvilke tekster i et dokumenter, tal i et regneark eller hvad, der nu snakkes om på deres egen skærm. Dertil kan man i fællesskab se indhold, som der arbejdes med live, hvis det ønskes. Vær opmærksom på, hvilke programmer og oplysninger du har i dine åbne programmer på din computer, hvis du deler din skærm med de andre. Et praktisk fif kan være, at man undervejs kun deler indhold fra et bestemt program.
   
• Netværk – kabel eller wi-fi
  Jeg oplever ikke selv udfald ved mødedeltagelse på min egen hjemmearbejdsplads eller andre steder ved brug af trådløst netværk – wi-fi. Men kender til andre, som pludselig mister forbindelsen, eller lyd og billedet ”hakker” hos dem. Det kan være, fordi deres wi-fi-forbindelse er ustabil. Oplever du disse udfald, så benyt netværkskabel med internetforbindelse til din computer. Vær også opmærksom på, at din computer kan gå i pausemode undervejs, fordi du ikke selv er ”aktiv” på din enhed. De fleste enheder deaktiver pausemode automatisk, og ellers kan man selv slå det fra.
   
• Accept af optagelse
  Nogle online mødeprogrammer giver mulighed for, at man kan optage mødet. Sørg for, at alle mødedeltagere er orienteret herom på forhånd, og spørg, om det er i orden. Har selv erfaring med, at mødedeltagere kan miste lysten til at sige noget hvis de ved, det også bliver optaget. Så overvej, om det er nødvendigt med optagelsen, og hvilket formål det tjener. Det gælder også, hvis tekst eller tale fra deltagerne på et webinar optages. Er det ikke nødvendigt, så drop det.

Erfaring med online møder
Ingen tvivl om, at da samfundet i foråret 2020 var lukket helt ned, blev online møder pludselig meget mere udbredt og taget i brug af mange flere. Skal man holde et møde, have en status eller i fællesskab arbejde på noget, der kan klares online, er det en fantastisk effektiv arbejdsmetode.

Men det fjerner også noget socialt, så vær opmærksom på, at der i et online møde også bør være plads til det, der normalt er i fysiske møder, hvor man ofte småsnakker lidt om forskellige ting indledningsvis. Kender man slet ikke hinanden i forvejen, er det min erfaring, at man lige bør bruge et par minutter på at præsentere sig for hinanden, som man også vil gøre ved et fysisk møde.

Ibrugtagning og udbredelse af online møder under Covid-19 har ændret meget i forhold til folks accept i brug af teknologien. Tror helt sikkert, det vil reducere ens rejseaktivitet fremover, da man oplever, at meget kan klares uden fysisk tilstedeværelse. Dermed ikke sagt at fysiske møde er unødvendige, og jeg ser selv meget frem til, at at man igen kan mødes i større antal til fysiske møder og arrangementer. Mine egne oplevelser med ingen fysiske møder kan samtidig give en lejrkuller hjemme på ens egen matrikel, så det er en balance med online / fysiske møder. Men teknikken til online møde er der, og den er blevet brugervenlig, så brug den!

Hvis du var i tvivl om brug af online møder før, så håber jeg, at ovenstående kan hjælpe dig i brugen heraf nu. Du er som medlem af Danske Advokater altid velkommen til at teste et online møde med mig eller en af mine kollegaer.

Har du spørgsmål til noget, er du selvfølgelig velkommen til at kontakte mig på mail she@danskeadvokater.dk eller telefon 33 43 70 21. Allerhelst vil jeg gerne ”se dig” til et online møde.